Имеет ли право работодатель осуществлять видеонаблюдение за рабочим местом сотрудника и контроль за корпоративной электронной почтой работника?

Статья 21 Трудового кодекса РФ, в частности, предусматривает следующие обязанности работника:

        добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

        соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

        соблюдать трудовую дисциплину;

        выполнять установленные нормы труда;

        бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников.

Обязанностям работника соответствуют в т.ч. следующие права работодателя (статья 22 Трудового кодекса РФ):

        требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

         принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

Статья 91 Трудового кодекса РФ дает определение рабочего времени: время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.

Поскольку договор на получение доступа к сети Интернет, в т.ч. электронной почте, заключает работодатель, право пользования данным ресурсом принадлежит компании. Работник может использовать корпоративную электронную почту только для выполнения им служебных обязанностей. В противном случае работодатель вынужден оплачивать почтовый трафик, используемый сотрудниками в личных целях, и их рабочее время, потраченное на личное общение. Все это предоставляет работодателю право контролировать принадлежащий ему ресурс и исполнение работником своих должностных обязанностей.

Служебная переписка организуется в производственных целях в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих работодателю. Отсюда можно сделать вывод, что электронная переписка, осуществляемая в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих организации, и по оплаченным ею каналам связи или передачи данных, является служебной, даже если таковая ведется в нерабочее время. Если же сотрудник включает в этот процесс личные мотивы и цели, то подобные действия можно рассматривать как удовлетворение личных потребностей за счет организации. В данном случае работодатель имеет право требовать от работника не использовать его имущество в личных целях (ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, существует возможность разглашения коммерческой тайны при использовании корпоративной электронной почты. В этом случае работодатель будет нести убытки, вызванные таким разглашением. Законодательство Российской Федерации дает работодателю право контролировать каналы возможного разглашения коммерческой тайны, в том числе и электронную почту сотрудников. В частности, ч. 4 ст. 10 ФЗ РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» гласит: «Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие, не противоречащие законодательству Российской Федерации, меры».

Видеонаблюдение может использоваться работодателем на тех же основаниях в качестве меры контроля и безопасности. При этом необходимо иметь в виду, что применение видеонаблюдения не должно нарушать право гражданина на неприкосновенность частной жизни, гарантированное ч. 1 ст. 23 Конституции РФ. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица допускаются только с его согласия (ч. 1 ст. 24 Конституции РФ). Кроме того, работник имеет право на достоверную информацию об условиях труда и охраны труда на рабочем месте (ст. 20 Трудового кодекса РФ).

При ведении видеонаблюдения и контроле использования электронной почты необходимо учитывать также требования законодательства о защите персональных данных. Так, ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» дает определение персональных данных: любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Работодатель должен выполнять требования ст. 6 указанного Федерального закона, которая устанавливает, что сбор, хранение, обработка персональных данных возможны только с согласия субъекта персональных данных (работника).

Действующее законодательство РФ ограничивает область проведения контрольных мероприятий в отношении работников: контроль работодателя над работником должен ограничиваться рабочими местами, т.е. местом, где работник непосредственно выполняет свои трудовые функции (п. 6 ст. 209 Трудового кодекса РФ).

Основные принципы проведения всех названных мероприятий – гласность и соблюдение прав и свобод граждан.

Важным правовым основанием использования видеонаблюдения на рабочих местах и контроля использования корпоративной электронной почты является документальное оформление введения этих мер.

Главная задача работодателя – уведомить каждого работника под роспись о проводимых контрольных мероприятиях.

Прежде всего, соответствующими пунктами необходимо дополнить Правила внутреннего трудового распорядка и Коллективный договор (при его наличии). В Правилах внутреннего трудового распорядка целесообразно не просто указывать на наличие систем видеонаблюдения, но и обосновать необходимость данных мер. Такими причинами, в частности, являются обеспечение безопасности сотрудников и защита прав и законных интересов работодателя (сохранность имущества, информации, составляющей коммерческую тайну).

Также рекомендуем включать в трудовые договоры с новыми сотрудниками (а с сотрудниками, уже принятыми на работу, включить в дополнительные соглашения к трудовым договорам) следующие положения:

- работник обязуется не разглашать сведения, составляющие коммерческую и иную охраняемую законом тайну;

- работник обязуется не использовать служебные средства связи (телефонную, факсимильную, радио, интернет (электронную почту) и проч.), а также множительную и иную оргтехнику в личных целях;

- работник согласен с тем, что работодатель будет осуществлять регулярный контроль за соблюдением вышеперечисленных пунктов всеми средствами, допустимыми действующим законодательством, в т.ч. путем видеонаблюдения в помещении и контроля электронной переписки.

Дополнительно к указанным выше мероприятиям можно разработать и утвердить локальный нормативный акт, например, Положение о порядке проведения контроля на рабочих местах. Данный документ может содержать перечень проводимых мероприятий, порядок их проведения, перечень лиц, осуществляющих контрольные мероприятия и имеющих доступ к получаемой информации, лиц, отвечающих за законность их проведения, порядок защиты прав, нарушенных при проведении контрольных мероприятий. Каждого сотрудника под роспись необходимо ознакомить с принятым Положением.

Учитывая, что меры контроля связаны с использование персональных данных, необходимо внести дополнения в Положение о персональных данных. Рекомендуем также дополнить список лиц, имеющих доступ к персональным данным, лицами, осуществляющими контрольные мероприятия.

Вывод: работодатель имеет право устанавливать видеонаблюдение на рабочих местах и контролировать использование работниками корпоративной электронной почты. При этом должны соблюдаться конституционные, гражданские, трудовые права работников. Все контрольные мероприятия проводятся гласно – работник должен быть уведомлен о проводимых контрольных мероприятиях письменно под роспись. Положения о мерах контроля, которые работодатель проводит в целях защиты своего имущества и интересов, должны быть включены в трудовой договор, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка. При проведении контрольных мероприятий не должно допускаться использование персональных данных работников без их согласия.