Порядок действий при принятии решения о сокращении штата выглядит следующим образом:

1) издание приказа о сокращении штата, которым должно быть утверждено новое штатное расписание. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Данный приказ должен содержать дату введения в действие первого штатного расписания (указанная дата должна быть установлена не ранее чем через два месяца со дня издания приказа);

2) уведомление работника о предстоящем сокращении. Такое уведомление должно быть сделано не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения (ст. 180 ТК РФ). Уведомление составляется в произвольной форме, так как его форма не унифицирована. В уведомлении обязательно должна быть указана конкретная дата увольнения. Оно может быть вручено в офисе работодателя лично под роспись, подтверждающую факт уведомления. Если сотрудник откажется подписать уведомление, следует составить акт об отказе от подписи в присутствии не менее двух свидетелей. Этот акт будет подтверждать, что сотруднику сообщили об увольнении. Либо уведомление может быть направлено по адресу регистрации работника по месту жительства либо месту пребывания (в данном случае – по адресу, указанному в трудовом договоре) заказным письмом с описью вложения и уведомлением;

3) направление сообщения о сокращении штата организации в органы службы занятости по месту нахождения работодателя не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий по сокращению с указанием должности, профессии, специальности и квалификационных требований к ним, условий оплаты труда сокращаемого работника (ст. 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма такого уведомления приведена в Приложении 2 к Положению об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 № 99;

4) предложение сокращаемому работнику другой имеющейся работы, других должностей, на которых он может работать с учетом его квалификации и состояния здоровья. Это может быть как работа (должность), соответствующая квалификации сотрудника, так и нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа. Если невозможно перевести работника на другую работу, то в соответствии со ст. 81 ТК РФ допускается увольнение в связи с сокращением численности штата работников;

5) издание приказа о расторжении трудового договора с работником при условии, что он отказался от перевода на другую должность или нет вакансий; ознакомление с ним работника под роспись; внесение записи в трудовую книжку, выплата выходного пособия и иных сумм, причитающихся работнику.

Работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В случае отсутствия работника на рабочем месте или его отказа от получения трудовой книжки кадровик согласно п. 36 данных Правил должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой. Только в этом случае в силу ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников организации увольняемому работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ч. 1, 2 ст. 178 ТК РФ).

Работнику при увольнении выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Вместе с тем, если работник увольняется в связи с сокращением штата до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, удержания из заработной платы за неотработанные дни отпуска не производятся (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Если работнику предоставлен неиспользованный отпуск с последующим расторжением трудового договора по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, расчет с работником производится в последний рабочий день (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).