При проведении
переговоров возникли представительские расходы. Как
они должны быть подтверждены для налога на прибыль.
Все документы, с
помощью которых организация может подтвердить
представительские расходы, можно условно разделить
на две группы:
- предварительные
документы;
- итоговые
документы.
Оформление
предварительных документов предшествует проведению
представительского мероприятия. К таким документам
относятся внутренние распорядительные документы
организации, которые издаются, как правило, в виде
приказов руководителя.
Целесообразно,
чтобы такими приказами были урегулированы, в
частности, следующие вопросы:
- план
представительского мероприятия с указанием цели,
места и сроков его проведения;
- смета
представительских расходов;
- список
официальных лиц организации, которые будут
участвовать в переговорах, с указанием
ответственного за их проведение;
- порядок выдачи
сумм на представительские расходы под отчет.
Итоговые документы
должны подтверждать сам факт проведения
представительского мероприятия (это может быть,
например, протокол переговоров с указанием
обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей),
а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый
отчет, отчет о представительских расходах, акт об
осуществлении представительских расходов с
приложением документов, их подтверждающих).
Отчет о
представительских расходах должен включать
информацию о целях представительских мероприятий и
результатах их проведения, дате и месте проведения,
программе мероприятий, составе приглашенной
делегации и участников принимающей стороны, величине
расходов на представительские цели.
Акт об
осуществлении представительских расходов должен
содержать конкретную информацию о суммах
произведенных представительских расходов и быть
утвержден руководителем организации (Письмо УФНС
России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
При этом
собственно представительские расходы могут быть
подтверждены, в частности, следующими документами:
- счетами
организаций общественного питания;
- чеками ККМ;
- договорами,
предметом которых является оказание транспортных
услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами
выполненных работ, счетами-фактурами и платежными
документами, составленными в рамках договоров;
- товарными чеками,
накладными и т.д.
Примерный перечень
документов для подтверждения представительских
расходов также содержится в Письмах Минфина России
от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N
03-03-06/1/807.
Как показывает
анализ судебной практики, при рассмотрении споров,
связанных с документальным подтверждением
представительских расходов, арбитражные суды в
первую очередь обращают внимание на наличие у
налогоплательщика первичных документов и на их
взаимосвязь между собой.
И если
обнаруживается, что первичные документы неправильно
оформлены, не соответствуют друг другу или вообще
отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых
органов (Постановление ФАС Поволжского округа от
17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе
Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).
В то же время если
представительские расходы организация может
подтвердить первичными документами, оформленными
надлежащим образом, то факт отсутствия других
документов суды, как правило, не принимают во
внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.
Так, например, ФАС
Поволжского округа признал необоснованными действия
налоговых органов, которые исключили из расходов
организации, учитываемых в целях налогообложения,
сумму представительских расходов. Принимая такое
решение, суд подчеркнул, что программа переговоров,
а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие
которых ссылается налоговый орган, не относятся к
первичным учетным документам и их наличие не
является обязательным условием для подтверждения
налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление
от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).
Аналогичные по
существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного
округа в Постановлении от 14.08.2007 N
А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС
Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N
Ф09-3872/05-С7.
Таким образом, во
избежание возможных споров с налоговой инспекцией,
связанных с обоснованностью признания
представительских расходов, организации желательно
иметь как предварительные, так и итоговые документы.
Но при этом особое внимание следует уделить порядку
оформления первичных документов.
В связи с этим
напомним, что первичные учетные документы должны
быть составлены по форме, содержащейся в альбомах
унифицированных форм первичной учетной документации.
А документы, форма которых не предусмотрена в этих
альбомах, должны содержать следующие обязательные
реквизиты (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"):
а) наименование
документа;
б) дату
составления документа;
в) наименование
организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание
хозяйственной операции;
д) измерители
хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименования
должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи
указанных лиц.
Отметим, что, если
переговоры не дали положительного результата (например,
по их итогам не было заключено договоров), налоговые
органы могут посчитать представительские расходы
необоснованными. Однако в спорах по этому вопросу
арбитражные суды, как правило, встают на сторону
налогоплательщика (см., например, Постановления ФАС
Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18,
ФАС Уральского округа от 23.12.2008 N
Ф09-8529/08-С2, ФАС Северо-Западного округа от
21.11.2005 N А44-1354/2005-15).
|