Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок ведения и хранения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225).

В соответствии с п. 36 Постановления № 225 в случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Пункт 45 Постановления № 225 устанавливает, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Таким образом, ответственность за хранение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В случае потери трудовой книжки данное лицо может быть подвергнуто дисциплинарной ответственности, а также привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Постановление № 225 устанавливает только порядок выдачи дубликата трудовой книжки по ее утере самим работником (п. 31) и при массовой утрате их работодателем (п. 34).

Таким образом, действующим законодательством не предусмотрен порядок выдачи дубликата трудовой книжки, когда она теряется по вине работодателя, за исключением массовой утраты работодателем трудовых книжек.

По нашему мнению, в данной ситуации, работодатель должен оповестить работника в письменном виде об утрате трудовой книжки с просьбой о предоставлении сведений о прежних работодателях с целью направления им соответствующих запросов и издать приказ об изготовлении дубликата трудовой книжки.

В соответствии с п. 7.2 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Для того чтобы сделать запросы в бывшие организации, где раньше работал работник, Вам необходимо получить его письменное согласие на совершение этого действие, так как в соответствии со ст. 85 ТК РФ и ст.3 ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" данные сведения являются персональными данными работника.

Процедура выдачи архивных документов на территории г. Москвы регулируется Постановлением Правительства Москвы от 06.02.2007 № 67-ПП «Об утверждении Регламента подготовки документов в режиме «одного окна» Главным архивным управлением города Москвы».

Форма заявлений на выдачу архивных копий установлена данным Постановлением.